Заголовок: Тайм менеджмент: кратко и по делу.

 Наверняка каждый из нас задавался вопросом: «В чем секрет успеха великих людей?» Ответ прост: в высоком уровне саморганизации, самомотивации (об этом подробнее в следущий раз) и организации своего времени.

Именно об эффективном управлении времени пойдет речь в этой статье.

Чтобы не тратить время на рассказы о том, что такое тайм-менеджмент и с чем его едят, перейдем сразу к практическим советам. Делимся с вами реально эффективными методиками управления временем.

Итак, первый инструмент, который поможет упорядочить рабочий день — это матрица Эзенхауэра:

 

А

срочно

важно

 

Б

несрочно

важно

 

В

срочно

неважно

 

Г

несрочно

неважно

 Согласно этой матрице:

К группе «А» относятся срочные и важные дела — это могут быть горящие проекты, которые невозможно запланировать, о которых вы, возможно, не знаете заранее (например, срочный запрос клиента; поручение руководителя и пр.). Эти дела мы выполняем в первую очередь.

Группа «Б» несрочно важно - вся основная запланированная работа, направленнная на достижение стратегических целей компании (проекта).

Группа «В» срочно неважно — сюда относятся проекты и дела, напрямую не влияющие на доход. Например: отправить факс, внести реквизиты в договор и прочее, сделать небольшое коммерческое предложение. Такую работы мы либо включаем в план, либо, по-возможности, делегируем подчиненным/коллегам.

Группа «Г» несрочно неважно — это все, что не относится к вашей работе и не приносит вам доход: перекуры, долгие разговоры по телефону, посещение соц.сетей и прочее. Пункты из группы «Г» - не выполняем вообще, либо сводим их к минимуму.

Итак, при грамотном планировании рабочего времени в процентном соотношении получается:

60% времени - на группу «Б», т.е это время должно быть запланировано заранее.

Остальные 40% времени — отводятся на группы А и В.

Каждый рабочий день желательно планировать накануне вечером — так правда удобнее и эффективнее. Во-первых, спится крепче :), во-вторых, утром не тратится драгоценное время на рсстановку приоритетов в работе. В общем, пришел на работу и сразу «в бой».

 

При этом в идеале нужно иметь общее видение своей работы в разрезе месяца (стратегический план), план на неделю, а уже потом — четкие задачи на каждый день.

План можно составлять как в ежедневнике, так и в компьютерных программах, что активно практикуется в нашем рекламном агентстве (мы используем программу Outlook). Кстати, для планирования конкретной работы с клиентами, например, идеально подходят CRM-системы. Там сосредоточена вся база данных по каждому клиенту со всей «поднаготной». Более того, в CRM обычно можно устанавливать задачи, отслеживать сделки, делать оценку работы разных менеджеров (что здорово упрощает работу руководителя), проводить общий анализ проектов — в общем, это незаменимая штука в «клиентском» бизнесе. В «Сарафане» мы используем on-line CRM-систему amocrm.ru.

Это что касается тактической ежедневной работы.

Для стратегического планирования на длительные периоды (от месяца до трех) отлично подходит Диаграмма Ганта*

Она позволяет расписать все дела на определенный период времени с указанием точной даты их выполнения.

По очень усредненной статистике максимум 50-60% рабочего времени сотрудников обычно тратится на Рабочие дела. Остальные заветные проценты — уходят на так называемые «пожиратели времени». Чего стоят только перекуры или «давай кофейку попьем»? :)

Кстати, по счастливой случайности (или уже закономерности) в «Сарафане» не курят, а вкусный кофе в свободном доступе в любую минуту, без отвлечения от рабочего процесса )).

В целом, в Рекламной группе «Сарафан» планированию рабочего времени уделяется серьезное внимание, чтобы хотя бы наша внутренняя статистика постоянно менялась в лучшую сторону ).

Желаем и вам удачи! Пусть время работает на вас!

*Диаграмма Ганта