Как организовать мероприятие или Секреты правильного ивента

Вы задумывались, в чем секрет успеха мероприятия, и что отличает качественный ивент от тривиального? Наш руководитель спец.проектов Лена Тиминова недавно побывала на обучении в школе коммуникаций Икра и привезла нам кладезь знаний по организации правильного мероприятия. Делимся с вами!

Современный человек зачастую ведет активный образ жизни: его свободное время занято походами на выставки, конференции по обучению, открытия новых заведений, на мероприятия городского масштаба и вечеринки. А еще он путешествует, читает, смотрит кино, интересуется новостями со всего мира, развивается. И да, такой человек за последние пару-тройку лет стал более избирателен и привередлив, его сложно удивить и приобщить. Что касается ивентов, — зацепить такого активиста непросто, каждое мероприятие для него типично и малозначимо. Наступила новая эра праздников, пора менять свое представление об их организации. Делимся с вами рецептом приготовления полезного, правильно, интересного ивента.

«Главное правило — мероприятие должно содержать большую идею и приносить пользу участникам».

С чего начать?

Старт работы над событием наступает после получения брифа от Клиента. Далее следует его углубленное изучение, выявление той проблемы, которую мероприятие решает для посетителя. Идея ивента — форма полезных отношений, вызывающая сопереживание. Большая идея раскладывается на новые идеи, связывает бриф и механики. Для ее формулировки необходимы форма, драма и ...польза.  

Форма должна быть понятной и свежей.

Форма определяет систему отношений с человеком и задает направления для последующих механик. Формы лучше креативить на мозговых штурмах. Примеры форм: больница, зоопарк, кино, музей, кулинарный клуб и многие другие. Самые уникальные формы приходят после тридцатой-сороковой в списке во время штурма. Как провести эффективный мозговой штурм можно прочитать здесь.

Понятная форма большой идеи позволяет сразу предложить механику мероприятия. К примеру, форма «больница» — как выглядит пригласительный, welcome зона, какие подарки дарить гостям, в какую форму одеты промоутеры? Ваше воображение уже сформулировало эти пункты?

Формирование драмы через инсайт.

Источник драмы — точно сформулированный инсайт, т.е. скрытая правда о пользователе.

Пример инсайта: компания продает тренажеры для медицинских кабинетов (+), но никто из продажников не видел, как они работают (-), поэтому менеджеры плохо продают и прибыль растет медленно.

Задаем вопрос к «минусу»: нужно показать продажникам, как работают тренажеры?

Из нашей формулы получаем:

ФОРМА + ДРАМА = БОЛЬШАЯ ИДЕЯ, т.е. Больница + демонстрация работы аппаратов = погружение в больничный мир.

Как в игровой форме сделать корпоратив для менеджеров по продажам? Ответ готов: провести его в больничной тематике. В welcome-зоне пусть выдают бахилы, ведущий — глав. врач, дресс-код — белый халат, интерактив — возможность самому запустить оборудование, угощения — сладкие снеки в виде пилюль. Подробнее как найти инсайт аудитории можно прочитать в блоге. 

Самое важное – добавить в мероприятие пользу для людей!

Для окончания формирования большой идеи не хватает еще одного элемента — пользы. Польза от правильных механик мероприятия позволяет накапливать различные капиталы: деньги и вещи (экономический капитал), связи и знакомства (социальный капитал), здоровье и нервы (физиологический капитал), новые навыки (профессиональный капитал), репутация и статус (символический капитал), воспитание и мораль (культурный капитал). Если участие в ивенте пополнит хоть один из капиталов — это большущий плюс. В нашем примере, менеджеры получат новые знания, следовательно — накопят профессиональный капитал.

И важное на десерт

Составляя план-тайминг мероприятия, ставьте себя на место гостя, и мысленно проходите с ним через весь ивент. Гость проголодался, теперь заскучал, а тут – впечатлился и захотел поделиться эмоциями с друзьями. Учтите это, создавайте условия для удовлетворения потребностей. Так формируется грамотный план мероприятия: посетитель на каждом этапе будет заинтересован и доволен и сможет получить только положительные эмоции.

Вывод: думайте о госте, — поймите, что ему важно, выявите его инсайты, сформулируйте большую идею так, чтобы человек извлек от участия в мероприятия пользу и обязательно захотел поделиться своими эмоциями с другими.

Успехов в организации мероприятий! Начните работать по-новому!

Мероприятия РГ «Сарафан»: http://rgsarafan.ru/portfolio/